назад в раздел "Информатизация"
назад в раздел "Законодательство РФ"

Выбор корпоративных информационных систем

Развитие информационных технологий определяет стратегия предприятия
Бизнес-процессы определяют функционал корпоративной информационной системы
Этапы выбора корпоративной информационной системы


В настоящее время для создания конкурентных преимуществ, развития бизнеса руководство предприятия должно принимать огромное число решений, для чего сопоставляется и оценивается большой объем информации, полнота и достоверность которой зачастую оставляют желать лучшего. Не имея точной информации, руководители, как правило, принимают решения интуитивно. Во избежание этой ситуации следует внедрить современную корпоративную информационную систему (КИС), которая будет содержать необходимую информацию.

После принятия решения об автоматизации нужно ответить на следующие вопросы:

Известно, что число неудачных внедрений корпоративных информационных систем достигает достаточно большого процента от их общего числа. Часто основной причиной неэффективного проекта внедрения является неправильный выбор как самой системы, так и ее поставщика. Сегодня основными заказчиками ИТ-решений считаются крупные предприятия, но интерес средних компаний к внедрению информационных систем неуклонно растет, и, если выбор КИС для первых во многом определяется масштабами бизнеса и ограничен лишь несколькими альтернативами, для вторых выбор не столь однозначен.

Сейчас на российском рынке представлено много различных корпоративных информационных систем для промышленных предприятий, банков, страховых компаний и т.д. Все системы различаются по цене и функциональным возможностям. Кроме того, некоторые наиболее популярные системы имеют нескольких поставщиков, внедренческие команды которых могут существенно различаться по профессионализму. Все это может привести к ошибкам при выборе КИС и ее поставщика и отсутствию необходимого эффекта от автоматизации.

Что касается ошибок, возникающих при внедрении КИС, то одной из наиболее распространенных считается отсутствие понимания целей внедрения проекта. Нередко предприятие приступает к выбору и внедрению системы, не имея четкого представления о желаемом результате автоматизации. В итоге выбирается система, неспособная поддержать стратегию развития предприятия, следствием чего являются существенное превышение бюджета, сроков, отсутствие значимых результатов и потеря интереса со стороны руководства к информационным технологиям. При этом эффективность КИС может быть отрицательной, поэтому при ее выборе необходим подробный анализ стратегии предприятия, именно он должен являться отправной точкой при выборе.

Сегодня многие предприятия страдают именно от того, что решения по вопросам, связанным с информационными технологиями, готовятся на уровне ИТ-подразделения, которое не учитывает требования бизнеса как основного потребителя. Иногда руководство выбирает КИС исходя из своего понимания бизнеса, что повышает риск того, что систему не удастся внедрить по техническим причинам (например, из-за недостаточной масштабируемости или совместимости с существующими ИТ-решениями).

Внедрение информационной системы - это проект, который должен осуществляться в тесном сотрудничестве поставщика и собственных специалистов предприятия. От эффективности работы данной команды зависит успех проекта, причем инициативу во внедрении постепенно должны брать на себя специалисты предприятия. Если команда поставщика выполняет проект только своими силами, то эффект от его внедрения будет на порядок меньше ожидаемого. С другой стороны, собственная команда специалистов мало эффективна без консультационной и технической поддержки поставщика.

Таким образом, еще одна ошибка при внедрении КИС связана с выбором поставщика. Сейчас многие предприятия не имеют в своем штате высококвалифицированных специалистов по внедрению, поэтому их обучение идет в ходе проекта. Но иногда команда поставщика также учится в ходе проекта, а ведь внедрение даже самого совершенного ИТ-решения неопытным поставщиком может привести к большим финансовым потерям и отсутствию ожидаемого эффекта. Исходя из этого следует тщательно подходить к выбору поставщика, который должен иметь опыт успешных проектов и эффективные методики внедрения.

Зачастую даже внедрение КИС, признанное успешным, дает эффект значительно ниже ожидаемого, поскольку:

Естественно, что любое внедрение корпоративной информационной системы руководитель предприятия рассматривает как инвестиционный проект. Главный вопрос, который его интересует, сколько это стоит и что это даст. Поэтому наряду с эффектом от внедрения важным является вопрос о стоимости. Необходимо определить, соответствует ли цена, уплачиваемая за автоматизацию, тому эффекту, который будет достигнут. Есть и еще один немаловажный момент - всегда существует объективный риск того, что проект внедрения не будет доведен до конца.

Итак, чтобы повысить вероятность успешного внедрения КИС, следует основательно подходить к процессу выбора информационной системы и ее поставщика. Этот процесс требует глубокого понимания целей внедрения, требований к системе и поставщику, высокой технической компетенции, знаний стандартов и классов систем (MRPII, ERP, CRM, EDMS и т.д.), а также рынка КИС (системы, поставщики). Сложность данного процесса приводит к тому, что все чаще предприятия обращаются в консалтинговые компании для осуществления профессионального выбора КИС и поставщика, а также для снижения степени рисков проекта внедрения:

Развитие информационных технологий определяет стратегия предприятия

Обязательное требование к КИС - поддержка стратегии развития предприятия, в противном случае она будет препятствием для его эффективной деятельности. Анализ стратегии позволяет создать систему целей предприятия, из которых выделяются цели внедрения информационной системы. Как правило, эти цели могут формализовываться в виде концепции КИС. Желательно, чтобы на этапе выбора эта концепция была уже разработана, поскольку в ней содержатся требования к КИС, имеющие наибольшее значение. В случае отсутствия концепции цели внедрения системы должны определяться экспертным путем, путем проведения семинара с руководителями предприятия на этапе выбора системы. Важно понимать, что внедрение КИС - это не автоматизация отдельных локальных задач и подразделений, а создание единой информационной инфраструктуры предприятия, которая включает создание коммуникационных каналов, единой методологии учета, единого программного обеспечения и единой базы знаний, позволяющей получать актуальную и объективную информацию.

Обычно уровень осознания требований к КИС для каждого руководителя индивидуален, но при обобщении можно выделить четыре степени предварительной проработки целей автоматизации:

Исходя из стратегических установок должны формироваться первичные требования к информационной системе, которые в дальнейшем дополняются по результатам анализа бизнес-процессов и ИТ-инфраструктуры. Формализация и осознание целей внедрения КИС, взаимосвязанных с целями бизнеса, считаются важными условиями успешного проекта. Целями внедрения КИС являются:

Бизнес-процессы определяют функционал корпоративной информационной системы

После определения требований к информационной системе со стороны стратегии развития предприятия, которые будут носить достаточно высокий уровень, необходимо провести определение требований со стороны бизнес-процессов, учитывающих как настоящую, так и перспективную деятельность предприятия. Для определения требований к КИС со стороны бизнес-процессов нужно формализовать бизнес-процессы (чаще всего описываются бизнес-процессы верхнего уровня) для общего понимания специфики предприятия и выбора процессов для первоочередной автоматизации. Кроме того, для требований также надо определить их вес, т.е. степень значимости.

Зачастую предприятия при выборе системы и подготовке к ее внедрению сталкиваются с тем, что не могут определиться с очередностью автоматизации различных процессов. Бухгалтер заявляет, что без автоматизации его направления работа предприятия остановится. Руководитель отдела кадров считает, что, поскольку кадры решают все, именно его подразделение необходимо автоматизировать в первую очередь. В этот спор вмешиваются службы маркетинга, сбыта, снабжения и т.д. В связи с этим часто основные требования к автоматизации предъявляются исходя из таких процессов, как управление персоналом и бухгалтерский учет, а это значит, что КИС будет выбрана под их задачи, хотя они являются вспомогательными процессами предприятия. Если в первую очередь автоматизируются "второстепенные" работы, которые в большинстве своем не способствуют окупаемости КИС, но при этом требуют отвлечения финансовых и человеческих ресурсов, то нередко, оценивая эффект от подобной "информатизации", руководитель заявляет о полной бессмысленности проделанных работ. Кроме того, при таком подходе дальнейшая автоматизация основных процессов предприятия (производство, снабжение, сбыт и т.д.) с помощью выбранной КИС невозможна, что часто приводит к замене системы на дальнейших этапах его развития. Все это свидетельствует о том, что необходимо выявлять критичные бизнес-процессы, т.е. бизнес-процессы, в которых сосредоточены (или в соответствии с тенденциями развития внешней и внутренней среды будут сосредоточены) основные конкурентные преимущества предприятия. Если конкурентным преимуществом является привлечение и удержание клиентов, то наиболее критичными становятся подсистемы сбыта, маркетинга и рекламы, если же конкурентное преимущество - контроль за эффективностью использования финансовых ресурсов, то на первый план выходят процессы финансового управления. В ходе анализа критичных бизнес-процессов может быть выявлено, что их информатизация достаточна для осуществления нормальной деятельности (информационная система, поддерживающая данные процессы, удовлетворяет текущим и перспективным требованиям), а основной задачей является, например, управление рекламными мероприятиями или маркетинговыми исследованиями. В этом случае могут оказаться более эффективными использование специализированных программных продуктов, позволяющих решать подобные частные задачи, и их интеграция в существующую корпоративную информационную систему.

Этапы выбора корпоративной информационной системы

При выборе КИС предприятия, как правило, ориентируются только на внешние признаки в общении с разработчиками - презентация, количество инсталляций и, конечно, стоимость. При этом не учитываются вопросы функциональности и технической реализации и, как следствие, ограничения в дальнейшей работе: отсутствие кроссплатформенности, способы и методы синхронизации данных, масштабируемость, возможность удаленной работы пользователей и др. Производя выбор без понимания технических и функциональных параметров системы, можно совершить ошибку, которую в дальнейшем исправить без потерь будет невозможно. Процесс выбора КИС является достаточно сложным и специфическим, а поэтому требует специальных знаний и значительного опыта работы в области бизнес-технологий. Кроме того, обращение заказчика непосредственно к одному конкретному поставщику повлечет за собой проект по внедрению только той системы, которой обладает данный поставщик, независимо от того, насколько она подходит заказчику по функциональности, рискам, стоимости и срокам внедрения. Использование услуг независимой консалтинговой компании может являться наиболее правильным подходом для значительного снижения рисков проекта по выбору КИС.

Проект по выбору КИС обычно включает следующие этапы работ:

Как правило, длительность проектов по выбору КИС составляет от двух до шести недель в зависимости от размера предприятия. Практика показывает, что данные сроки позволяют сформировать необходимые требования к системе и осуществить ее обоснованный выбор. Большинство предприятий подходят к этапу выбора КИС с разработанной стратегией развития и описанными бизнес-процессами, что облегчает эту работу. Данный подход, хотя и не дает 100%-ной гарантии эффективного внедрения системы, обеспечивает значительное снижение рисков при ее выборе.


директор по ИТ-консалтингу, Коптелов А.
консультант департамента ИТ-консалтинга Дружинин Б. Компания IDS Scheer/Логика бизнеса


"Финансовая газета", N 19, май 2005 г.
www.admmegion.ru